В линейке продуктов Pilot для управления проектной организацией появилась новая система Pilot-ECM, автоматизирующая задачи организационно-распорядительного документооборота. Pilot-ECM сменяет своего предшественника ЛОЦМАН:ОРД и при совместном использовании с Pilot-ICE или Pilot-ICE Enterprise реализует работу в едином информационном пространстве с организационными и инженерными документами.

Pilot-ECM универсален по сфере своего применения и позволяет организовать следующие бизнес-процессы:

• управление входящей и исходящей корреспонденцией
• управление договорами
• ведение служебных записок
• поиск и ведение заказов
• оценка внутренней стоимости работ.

Ключевое отличие Pilot-ECM в линейке Pilot – в системе нельзя создавать и изменять проектную документацию.

Pilot-ECM + Pilot-ICE/Pilot-ICE Enterprise: что дает совместное использование

• Управляемость процессами и сотрудниками

Ускоряет работу сотрудников с большим объемом данных, обеспечивает работу в едином информационном пространстве, предоставляет инструменты для планирования работы подразделений и отслеживания загрузку сотрудников, контролирует исполнительскую дисциплину и выполнение работ.

• Организация бизнес-процессов

Сокращает рутинные операции по созданию и согласованию документации, поддерживает единые правила работы, обеспечивает полноценную коллективную работу удаленных подразделений и сотрудников, позволяет отказаться от бумажных документов внутри организации и при работе с контрагентами.

• Сохранение интеллектуальной собственности

Хранит все данные в едином информационном пространстве, защищает их от кражи и потери.

При наличии на предприятии двух систем «Pilot-ECM + Pilot-ICE» или «Pilot-ECM + Pilot-ICE Enterprise» все сотрудники будут работать в одной базе данных — участвовать в процессах планирования, выдавать друг другу задачи и контролировать исполнительскую дисциплину по ним, просматривать и согласовывать инженерную и организационно-распорядительную документацию, формировать отчетную документацию.

Необходимое количество лицензий каждого продукта Pilot выбирается исходя из задач подразделений. Например, Pilot-ECM может быть установлен в секретариате и договорном отделе, которые не создают проектную документацию, а Pilot-ICE или его Enterprise-редакция — у проектировщиков.

Работа с файлами

Pilot-ECM обеспечивает безопасную коллективную работу с файлами любых форматов. При изменении файла создаются версии файлов и появляется возможность возврата к любой версии. Каждый пользователь может подписаться на получение уведомлений об изменении файлов.
Система позволяет формировать файлы по размещенным шаблонам.

Работа с электронными документами

Входящая документация из электронной почты регистрируется в автоматизированном режиме с заполнением необходимых атрибутов из писем. Упростить создание документов помогут шаблоны и возможность настроить «отложенную регистрацию» для проектов документов.

С помощью Pilot-ECM предприятие может организовать юридически значимый электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭП согласно № 63-ФЗ.
Система позволяет формировать электронные подлинники в формате XPS или PDF, вести согласование, утверждение и ознакомление с электронными документами. При согласовании поддерживается аннотирование электронных документов с внесением текстовых и графических замечаний и ведением переписки по ним.

Pilot-ECM отслеживает создание версий документов и помогает быстро найти различия в тексте документов в автоматизированном режиме.

Управление исполнительской дисциплиной

В Pilot-ECM выдаются задания и контролируется ход их исполнения: фиксируются все этапы жизненного цикла по работе с заданием (выдано, в работе, на проверке), сохраняется история изменений задания. При необходимости уточнения информации по заданию ведется переписка, есть возможность назначить аудитора по заданию, который будет отслеживать ход выполнения задания. Проанализировать работу подразделения или сотрудника можно с помощью отчетов, в том числе собрав информацию, сколько заданий выполнено в срок, а сколько — с нарушением.

Изучить и попробовать Pilot-ECM в работе

• Вебинары для знакомства с системой состоятся 5 и 6 сентября.
• Полнофункциональная версия системы в режиме двух пользователей на неограниченный срок доступна бесплатно.
• Акция «Pilot-ECM в подарок!» действует до 30 ноября 2017 года.